Tổng Quan về ERP

Định nghĩa ERP ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v.... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên. Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phất triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình. Tính hợp nhất trong một doanh nghiệp thống nhất ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho. ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Giờ đây kế toán có thể nhìn vào kho để xem đơn hàng đã xuất cho khách hàng chưa. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vài phân hệ mà doanh nghiệp cần, các phân hệ còn lại còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnh hưởng đến hệ thống. ERP còn có chế độ phân quyền người sử dụng linh động ngay trên giao diện sử dụng người quản trị. Có chế độ bảo mật an toàn. ERP cải thiện môi trường kinh doanh như thế nào? ERP thường được xem như phần mềm hỗ trợ hiệu quả nhất trong công tác quản lý và môi trường kinh doanh. Ví dụ như qui trình đặt hàng, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng, sau đó sẽ tính được chi phí và thời gian sản xuất dựa vào định mức nguyên vật liệu và lượng nguyên liệu hàng hoá tồn trong kho của công ty, lịch trình sản xuất và năng lực sản xuất từ kế hoạch cung ứng. Từ đó cho ta biết được thời gian dự kiến và tiến độ giao hàng. Tất cả các nhân viên ở phòng ban khác nhau đều có thể xem tiến độ sản xuất cũng như tiến độ giao hàng cho khách hàng đến đâu điều này sẽ giải quyết kịp thời các rủi ro và tránh xảy ra sai sót. Phân hệ kế toán có thể biết được chi phí sản xuất cho một đơn hàng cụ thể một cách chính xác. Đó chính là một thể thống nhất m�ERP muốn thực hiện ở mỗi doanh nghiệp. Nếu như các phân hệ không thật sự liên kết với nhau thì khi giải quyết một đơn đặt hàng rất khó khăn và thông tin sẽ không kịp thời. Ví dụ như bộ phận kinh doanh sẽ không biết đơn hàng đã giao cho khách hàng đến đâu, kế hoạch cung ứng không biết được lượng hàng đã sản xuất đủ chưa …Đối với ERP mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn chính xác hơn và thống nhất hơn.